Nowoczesny intranet w naszej organizacji. Jak zbudowaliśmy go na SharePoint Online?

Autor

Olga Górna

Autor

Łukasz Kałowski

Autor

Szymon Milcarz

Dlaczego to zrobiliśmy

Krótka odpowiedź jest taka: ponieważ poprzedni intranet opierał się na przestarzałym CMS-ie i przestał nadążać za potrzebami organizacji. A wchodząc w szczegóły… jego „wiekowość” pociągała za sobą takie problemy, jak słaba responsywność, nieatrakcyjny UX, brak wsparcia nowoczesnych funkcji i wreszcie największy zarzut - ograniczone możliwości rozwoju. Idąc dalej, redagowanie treści było wybitnie nieintuicyjne, a każdy większy update wymagał wsparcia technicznego. Dodatkowo, użytkownicy skarżyli się na trudny dostęp do dokumentów i brak aktualnych informacji, natomiast działy nie miały możliwości niezależnego zarządzania swoimi strefami. W kontekście coraz większej popularności zdalnego i hybrydowego trybu pracy, potrzebowaliśmy nowoczesnego rozwiązania, które byłoby atrakcyjne dla użytkownika, dostępne z każdego miejsca, elastyczne i dobrze zintegrowane z narzędziami używanymi w codziennej pracy, takimi jak Teams czy Outlook. Czy wymagaliśmy zbyt dużo?:) SharePoint Online pozwolił nam zbudować intranet, który łączy w sobie odpowiedzi na te potrzeby, dając działom wewnętrznym pełną kontrolę nad treścią.
 

Jak do tego podeszliśmy

Zaczęliśmy od większego obrazka, by stopniowo przechodzić do szczegółowych działań. W pierwszej kolejności przeprowadziliśmy rzetelny research rozwiązań rynkowych. Przeanalizowaliśmy powszechnie stosowane CMS-y, platformy dedykowane do komunikacji wewnętrznej, jak również przyjrzeliśmy się technologiom, które mieliśmy już dostępne w organizacji. Ta kilkumiesięczna analiza pozwoliła nam zderzyć różne opcje realizacji projektu z oczekiwaniami biznesowymi, technologicznymi, a także finansowymi organizacji. Szukaliśmy takiego rozwiązania, które dostarczyłoby nam maksimum atrakcyjności biznesowej i technologicznej, przy optymalnym budżecie. Powiedzmy sobie szczerze, nie był to łatwy proces i wymagał wielu kompromisów, co ostatecznie doprowadziło nas do decyzji o wykorzystaniu narzędzi M365, już wdrożonych w organizacji.

Po wyborze rozwiązania nadszedł czas na szczegółową analizę oczekiwań co do nowego intranetu. W tym celu przeprowadziliśmy wywiady z wybranymi działami, skupiając się na realnych problemach użytkowników.  Tym samym uniknęliśmy tak popularnego w organizacjach wdrożenia „od IT dla IT” i mamy poczucie, że nasz nowy intranet jest szytym na miarę, użytecznym i satysfakcjonującym medium.

Przy jego wdrażaniu zdecydowaliśmy się na start od "czystej kartki" i stopniowe, metodyczne „odhaczanie” kolejnych niezbędnych etapów:

1. POC rozwiązania - produkcyjne uruchomienie witryn pilotażowych.
2. Konsultacje z wybranymi działami - szybkie iteracje na podstawie feedbacku.
3. Przygotowanie architektury informacji, layoutu graficznego i podstawowego standardu
4. redakcyjnego dla całości intranetu.
5. Wdrożenie strony głównej na bazie treści przygotowywanych przez działy.
6. Przekazanie dostępu do działów z możliwością edycji treści (rola redaktora).
7. Szkolenia i dokumentacja dla osób odpowiedzialnych za treści.
8. Komunikacja i rollout dla wszystkich użytkowników.

Jakie technologie za tym stoją

Głównym silnikiem intranetu jest SharePoint Online. Dzięki jego integracji z resztą pakietu Microsoft 365 mogliśmy rozszerzyć funkcjonalności bez dodatkowych licencji i kosztów.  

W projekcie wykorzystaliśmy:

• SharePoint Online – do budowy stron, bibliotek, nawigacji i zarządzania treścią.
• Power Automate – do automatyzacji obiegu informacji.
• Microsoft Teams – jako wsparcie dla komunikacji o wdrożeniu i centrum powiadomień.
• Microsoft Search – do centralnego wyszukiwania plików, osób i informacji wewnątrz organizacji.
• Viva Connections – jako opcjonalne dodatki do personalizacji intranetu.

Całość oparliśmy na gotowych szablonach M365 (głównie communication site), modyfikowanych pod nasze potrzeby. Świadomie nie sięgaliśmy po zaawansowane custom web party czy frameworki typu SPFx, ponieważ chcieliśmy uzyskać prosty w utrzymaniu i elastyczny intranet.

Liczby, tego projektu 

Dla podsumowania, przedstawiamy kilka istotnych faktów dotyczących wdrożenia:

• Liczba osób zaangażowanych w projekt: około 20
• Czas od pomysłu do publikacji: 2,5 roku
• Liczba użytkowników końcowych: wszyscy użytkownicy NPG
• Liczba utworzonych witryn: <200
• Liczba aktywnych użytkowników strony głównej: około 11000
• Średnia liczba odsłon strony głównej dziennie: ponad 40000
• Przeszkolonych redaktorów: około 100
• Liczba globalnych automatyzacji (Power Automate): obecnie 6